¡IMPORTANTE! Todos los gastos asociados a desplazamientos deben estar debidamente acreditados, justificados y correlacionados con la actividad que se desarrolle para llegado el caso, poder demostrarlo.

¿QUÉ SON LOS GASTOS DE LOCOMOCIÓN?

Para quien no lo sepa, los gastos de locomoción son los gastos en que incurres cuando te desplazas usando transporte público o un vehículo privado fuera de tu centro de trabajo a otro lugar distinto, para realizar en aquel lugar tu trabajo. Dentro del concepto se incluyen otros gastos relacionados como pueden ser peajes y aparcamientos que se justifiquen al realizar el desplazamiento.  

A veces nos preguntan, ¿pero que incluyen esos céntimos? Y es que podemos decir que la asignación fijada cubre el combustible, el desgaste, posibles averías y de forma residual el seguro e impuestos del vehículo. No hay que confundirlo en ningún momento con los pluses de transporte.

Estos gastos pueden satisfacerse a través del importe de los gastos o bien, abonando una cantidad por kilómetro recorrido que, estando previamente regulada, se pactará según convenio o mediante pacto individual.

¿CUÁL ES SU FISCALIDAD Y SUS LÍMITES EXENTOS?

Pues bien, entrando en materia, debemos saber que las dietas y asignaciones para gastos de viaje son considerados rendimientos íntegros del trabajo, todo ello en base a los límites que reglamentariamente se establezcan, tal y como recoge el artículo 17.1.d) de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF. En base a esto, nuestro siguiente paso es dirigirnos al reglamento y comprobar si existen esos límites y en su caso, cuáles son.

Si leemos el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, en su artículo 9.A.1 indica que, a efectos de lo previsto en el artículo 17.1.d) de la LIRPF, exceptúa de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción…, con los requisitos y límites de este artículo.

Es el artículo 9.A.2. del RIRPF donde menciona que “se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto”, y establece las asignaciones por locomoción, distinguiendo por un lado el uso de transporte público, que será el importe que se justifique a través de factura o equivalente, y por otro lado otro caso (entiéndase vehículo privado), que tendrá la cantidad asignada que resulte de computar 0,19 €/km recorrido.

Asimismo, el artículo 9.B hace la misma referencia a “los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de sus relaciones laborales especiales de carácter dependiente.”

¿Y CUÁL HA SIDO LA MEJORA INTRODUCIDA?

Sin embargo y aquí entra la novedad, la entrada en vigor de la Orden el 17 de julio de 2023, ha introducido un aumento de dicha asignación hasta los 0,26 €/km recorrido, incrementando el límite exento de tributación.

¿EN QUÉ SE TRADUCE ESTE AUMENTO?

La medida deriva principalmente del encarecimiento del combustible, y supone un ahorro fiscal para el bolsillo de los perceptores y una minoración de la carga tributaria para los destinatarios de esta asignación.

Y CON LA TESORERÍA GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL, ¿COTIZO O NO?

Para conocerlo, tenemos que dirigirnos al artículo 147.2 del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre que aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

“Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público […]

Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del IRPF.”

Se concluye que al usar un medio de transporte público no computa, sin embargo, al usar otro medio, se hará con los límites previstos para el IRPF, esto es, el exceso que se abone a partir de 0,26 €/km.

¿Y QUÉ HAY DE LAS SOCIEDADES?

Aunque en la práctica no supone una novedad, al tratar el asunto merece la pena recordar que, para considerar los gastos de locomoción como un gasto fiscalmente deducible, tenemos que dirigirnos al artículo 15 de la LIS, Gastos no deducibles: “No tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles

e) Los donativos y liberalidades

No se entenderán comprendidos en esta letra e) los gastos por atenciones a clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos.”

De la salvedad, obtenemos que el desplazamiento deba estar correlacionado con los ingresos, esto en la práctica implica que el empleado realice efectivamente el trabajo en el lugar al que se desplace para generar con ello el ingreso.

Por tanto, si se da la circunstancia, se puede imputar como gasto fiscalmente deducible.

FINALMENTE, ¿CÓMO SE CONTABILIZA EL GASTO?

En este sentido, el Plan General de Contabilidad (PGC) es claro. Al detallar la subcuenta 629. “Otros servicios”, indica que, “se contabilizarán entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa”. Igualmente lo refiere el número BOICAC 09/abril de 1992-4 en una respuesta a la consulta planteada.

¿Sigues teniendo dudas en cómo debes aplicar este tipo de gastos? Contacta con Grupo LMG y te echamos una mano en resolver tus dudas.

‍