¿CÓMO IMPLEMENTAR EL CANAL DE DENUNCIAS?

Si todavía tienes dudas sobre cómo implementar el canal de denuncias, desde LMG Compliance te contamos cuáles son los pasos que debes seguir para cumplir con la Ley 2/2023 y tener éxito en la implementación de tu canal de denuncias.  

En primer lugar, hay que tener en cuenta que la normativa permite que el canal de denuncias pueda ser externalizado. Por ello, la primera decisión que tendrás que tomar es elegir si quieres gestionar el canal de denuncias internamente o externalizarlo.  

Decidas externalizar o no el canal de denuncias, para su correcta implementación, debes tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Elegir los mecanismos o vías de comunicación

Cualquier denunciante debe tener claro cómo puede comunicarse con la empresa para realizar el proceso de denuncia. La Ley 2/2023 recoge varias vías para que el denunciante pueda comunicar cualquier incidente del que tenga conocimiento, siendo las más comunes el teléfono, el correo electrónico o un software/plataforma para el canal de denuncias.  

Ahora bien, únicamente el software para el canal de denuncias garantizaría la presentación de denuncias anónimas al no tener que facilitar ningún dato o dirección de email para poder enviar la denuncia, permitiendo posteriormente la comunicación con el gestor de la denuncia.  

2. Nombramiento al responsable o responsables del canal de denuncias  

Esta función la podrá desempeñar una persona o un equipo u órgano colegiado.  

No obstante lo anterior, en cumplimiento del artículo 8 de la Ley 2/2023, el órgano de administración debe designar como Responsable del Sistema Interno de Información a una persona física. Además, deberá comunicarse el referido nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, dentro de los 10 días hábiles siguientes.

La función del responsable será la de recibir las denuncias y decidir si se admiten a trámite o no. En caso de que la denuncia se admita a trámite, se iniciará el proceso de investigación.

3. Elaborar una política de gestión del canal de denuncias

Será necesario elaborar una política para el canal de denuncias donde se especifique:

-Ámbito subjetivo (quién puede denunciar)

-Ámbito objetivo (qué conductas son denunciables)

-Principios generales del canal

-Derechos de denunciantes y denunciados

-Identificación de las vías de comunicación

-Descripción de las fases del procedimiento de denuncia: registro, análisis, investigación y resolución.

-Responsable del canal

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4. Registrar las denuncias y su estado

Se debe dejar constancia con un libro-registro de todas las denuncias que se han recibido y tramitado y en qué plazos, así como de las investigaciones que se hayan efectuado y la resolución de estas.

Esta es una de las funciones que incluyen la mayoría de los softwares para el canal de denuncias.  

5. Publicidad  

Una vez esté implantado el canal, la organización deberá informar de su existencia a nivel interno y externo. Se recomienda tener una sección en la página web de la organización dedicada al canal de denuncias, garantizando que sea de fácil acceso para cualquier persona que tenga o haya tenido relación con la organización.  

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Asimismo, la Política de Gestión del Canal de Denuncias también debería comunicarse y publicarse estando accesible para su consulta.

Si necesitas apoyo para cumplir cualquiera de las fases, el equipo de Compliance estará encantado de ayudarte. Contacta con ellos en infocompliance@grupolmg.es

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