¿Qué es el canal de denuncias? ¿Para qué sirve dicho canal?

Un canal de denuncias es una herramienta que permite a la organización tener conocimiento e identificar la realización de conductas irregulares, de conductas contrarias a la ley o de malas prácticas que puedan estar cometiéndose dentro del entorno laboral o profesional. La información será proporcionada por los miembros de la organización o cualquier persona vinculada a ella.

El Derecho de la Unión Europea aprobó la Directiva Whistleblowing y, con la aprobación de la Ley 2/2023, se incorporó al Derecho español, cuya finalidad es proteger de las posibles represalias que pudieran sufrir a aquellos que comuniquen sobre cualquier conducta o incidente.

En este sentido, el canal de denuncias destinado a proteger a las personas que denuncian deberá garantizar que las comunicaciones se realicen de forma confidencial y, si lo desea el denunciante, anónima.

Por tanto, la primera finalidad del canal de denuncias es la de proteger de manera más efectiva al denunciante.
Ahora bien, el canal de denuncias también sirve para detectar de forma anticipada la realización de conductas irregulares, contrarias a la ley o a la normativa interna, y prevenir la comisión de determinadas conductas.

¿Cuáles son las características que debe tener un canal de denuncias?

El canal de denuncias debe tener las siguientes características para ser eficaz:

- Deben poder presentarse denuncias anónimas.
- Debe garantizar la confidencialidad de la identidad del informante o cualquier otra persona que se mencione en la denuncia.
- Deberá contar con un responsable de la gestión del canal y se impedirá el acceso a la denuncia a personas no autorizadas.
- Se prohíben represalias contra el denunciante.
- El proceso debe ser claro, accesible y trasparente.
- Responder a la denuncia en un plazo máximo de 3 meses a partir del acuse de recibo o del vencimiento del plazo de 7 días después de hacerse la denuncia, salvo casos excepcionales en los que podrá ampliarse el plazo por 3 meses más.

¿Qué sujetos están obligados a implementar un canal de denuncias?

Los sujetos que están obligados a implementar un canal de denuncias son los siguientes:

- Entidades del sector público.
- Las siguientes entidades del sector privado:
     * Las que tengan 50 o más trabajadores en plantilla.
     * Aquellas que, aunque no lleguen a 50 trabajadores, operen en el mercado financiero; estén afectadas por la ley
       de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo o la ley de protección del medio
       ambiente; se dediquen a la seguridad del transporte.
     * Los partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones creadas por partidos políticos siempre que reciban o
       gestionen fondos públicos.

¿Cómo funciona un canal de denuncias?

En la Ley 2/2023 se establece el proceso donde se detalla cómo funciona un canal de denuncias.

En primer lugar, el informante realizará una denuncia a través del canal establecido. A continuación, el responsable deberá decidir si la denuncia es admitida o no a trámite, y contará con un plazo de 7 días para comunicar la recepción de la denuncia al informante.

En caso de tramitación de la denuncia, se contará con un plazo de 3 meses para llevar a cabo la investigación interna en aras de esclarecer los hechos. Este plazo podrá prorrogarse por 3 meses más en casos de especial complejidad.

¿Quién puede denunciar?

Podrá denunciar cualquier persona que haya sido testigo de una irregularidad o infracción dentro de un contexto laboral o profesional, es decir, trabajadores, accionistas, becarios o miembros del órgano de administración. También podrán denunciar aquellos que hayan sido testigos de una infracción o irregularidad en el marco de una relación laboral ya finalizada, como son, los exempleados.

Asimismo, deberá poder ofrecerse la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada por la empresa, como son, clientes o proveedores.

¿Qué conductas se puede denunciar?

Respecto a las conductas que se pueden denunciar, la Ley 2/2023 en su art. 2 indica que la normativa protege a las personas que informen sobre los siguientes supuestos:

- Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

Si tu Sociedad tiene la obligación, o sin tenerla, quieres implementar un canal de denuncias, nuestros compañeros de LMG Compliance te asesorarán en la implementación y te acompañarán en cada paso.